オフィスにリフレッシュスペースを作るメリットーどんな環境にすればいい？

近年、オフィスにリフレッシュスペースを設ける企業が増えています。リフレッシュスペースとは名前の通り、従業員がデスクを離れてリフレッシュするためのスペースのことですが、リフレッシュスペースを作ることにどんなメリットがあるのでしょうか。

今回は、リフレッシュスペースのメリットやおすすめの環境をご紹介します。設置を迷っている経営者の方は、ぜひチェックしてください。

リフレッシュスペースにはどんなメリットがあるの？
良いリフレッシュスペースの条件は？どうやって作ればいいの？
リフレッシュスペースを作るときに気をつけるべきことは？
おわりに：従業員が使いやすいリフレッシュスペースで、集中力アップ

リフレッシュスペースにはどんなメリットがあるの？

人間の集中力には「15分の波」があり、集中し続けられるのは最大でも90分程度とされています。しかし、一般的な会社の勤務時間は8時間であり、昼休憩を挟む場合でも数時間は連続して働き続けることになります。このような場合、ずっと仕事を続けていると途中で集中力が失われたり生産性が下がったりしてしまうことが近年、よく指摘されています。

人間は1日24時間のうち8時間程度は睡眠にあてており、人生の1/3は寝ている動物です。つまり、休憩せずに長く動き続けられる動物ではありません。そこで、業務中に適度な休憩を挟んで心身をリフレッシュし、気分を新たに再び仕事に取り組めば、失われていた集中力や生産性を取り戻し、結果的に業務効率が上がると考えられます。

個々のデスクでも休憩できないわけではありませんが、休む時間を無駄にしないためには、仕事と休憩のメリハリをしっかりつけ「きちんと休む」ことがポイントです。そこで、業務中に適度に休むための場所としてリフレッシュスペースが重要になってきます。リフレッシュスペースを設置するメリットは、純粋なリフレッシュの場としての利用も含めて以下の4つがあります。

リフレッシュスペースのメリット①：従業員のリフレッシュの場に

リフレッシュスペースを設置する主目的は、上記のように適度な心身のリフレッシュを図り、集中力や生産性を維持することです。日本人は世界基準で見ても働きすぎだとよく言われますが、OECD（経済協力開発機構）のデータによれば、2018年の日本の年労働時間は1680時間であり、世界第22位です。

このように、単純な労働時間だけを見ると一概に「働きすぎ」とは言えないのですが、その働き方が問題だとされています。多くの従業員が残業していたり、8時間労働の中で上手く心身の切り替えができなかったりして、日々の業務の中でストレスや疲労が溜まりやすい働き方をしてしまっているのです。

そんな中、リフレッシュスペースを設ければ、従業員が適度に心身をリフレッシュし、気持ちを切り替えることができる「癒しの場」となることでしょう。仕事が行き詰まったときには一息ついてコーヒーを飲む、通常とは異なるタイミングでランチ休憩をとるなど、従業員のオン・オフの切り替えに役立ちます。

気持ちにメリハリが生まれると、従業員自身に時間管理の意識が生まれ、「休むときは休む、仕事をするときには仕事をする」というように、生産性や集中力のアップにつながります。もちろん、リフレッシュスペースにいるときは仕事と違うことを考えたり、何も考えない時間にしたりして、しっかり休むという従業員側の意識も重要です。

リフレッシュスペースのメリット②：従業員同士の交流の場になる

リフレッシュスペースは、社内コミュニケーションの場になるという意味でも注目されています。従業員が部署に関わらず利用できるスペースにすることで、普段はなかなか交流のない別の従業員とも交流の機会が生まれることでしょう。話しかけにくいと思われていた上司や先輩社員と新入社員の間にも、フランクに話せる機会が生まれるかもしれません。

このように、従業員同士の人間関係が良好なことは、社内の生産性アップにつながります。退職理由の上位に「人間関係」があるように、職場の人間関係は仕事のモチベーションを大きく左右するのです。積極的な交流が生まれるよう、後述するように利用しやすいリフレッシュスペースを作りましょう。

リフレッシュスペースのメリット③：新たなアイデアが生まれるかも

普段交流しない従業員と交流したり、自分のデスクを離れて環境を変えたりすると、それだけでも新たなひらめきが生まれる可能性が高いです。いつもの机の見慣れた光景と視界が変わることで、意識も刺激されます。座り仕事から立ちあがって動くという行動自体も、心身にとっての気分転換になるということでしょう。

リフレッシュスペースのメリット④：企業のイメージアップにつながる

求職者は認知度の高い企業を志望することが多いですが、近年では働く環境も重要視される傾向にあります。例えば、オフィス内に仕事に集中しやすいスペースがあるか、疲れたときに一息つけるようなブースがあるか、といった働きやすさが基準とされます。

殺風景なワークスペースだけでなく、オフィスに通いたくなるようなブースを設けることは、企業のイメージアップにつながり、有能な人材を採用できる確率が上がるでしょう。ちょっとした打ち合わせなどでも使えるスペースを作ることは、来客に堅苦しい印象を与えず、カフェのような環境でリラックスして打ち合わせできるというメリットも生まれます。

良いリフレッシュスペースの条件は？どうやって作ればいいの？

では、実際にリフレッシュスペースを作るとき、どういったポイントに注意すれば良いのでしょうか。まずは、設置場所や雰囲気について大まかに見ていきましょう。

設置する場所: 社員が行きやすい、またはよく通る場所が最適; オフィスレイアウト上、使える場所が決まっているなら雰囲気を上手に演出
空間の雰囲気: 殺風景だったり、閉塞感があったりすると使いにくい; 可能な範囲で明るく、くつろぎやすい空間にする; コーヒーサーバーやソファを置く、仕事の枠を超えた本や雑誌を置く、窓から綺麗な景色が見えるようにする、など
ルームでなく、スペースでもOK: きちんとした部屋である必要はなく、オープンなスペースでもOK; オープンな方が気軽に活用できるなら、オフィスレイアウトによっては検討しよう
あえて離れた場所を使うのも手: 仕事に集中している他の従業員の妨げにならないよう、離れた場所への設置もおすすめ; 休憩のタイミングは個人差があるので、オン・オフいずれの状態にも配慮したスペースに

リフレッシュスペースは、使うことを単に奨励するだけでなく、従業員が使いやすい場所にあることが重要です。新たに導入するとき、オフィスレイアウトに余裕があれば社員が行きやすい、よく通る場所に置くか、ワークスペースから離れた場所に設置するのが良いでしょう。また、空間の雰囲気や内容については、以下のような工夫をするのもおすすめです。

カフェのような温かい空間を演出: ノマドワーカーなどがカフェで仕事をするケースも多く、カフェでは集中力が高まりやすい; 喋りやすい空間となり、社員同士のコミュニケーションが生まれやすい; おしゃれさ、快適さ、くつろぎやすさなどを重視して
木のぬくもりを感じる家具を設置: 木の持つ良さの一つとして、利用者にぬくもりを感じさせられることが挙げられる; 木と人のつながりを通じて、集中力やリラックス効果が期待できる; オフィスに木の家具や自然があると発想が豊かになり、新たなアイデアが生まれやすくなる
個室のような空間を味わえる「ファミレス席」: ソファーブースなどを設置すれば、部屋で区切らなくてもコミュニケーションエリアにできる; 適度な個室感もあるため、プライバシー確保にもつながる; ほどよく周囲を囲われていれば、安心感に包まれ高いリラックス効果が期待できる
多目的な利用をあらかじめ想定: メイン目的はリフレッシュだが、多目的な利用を想定して設計しておくと、さまざまなメリットが得られる; 来客が多い会社なら、カジュアルな応接間としても使え、会議室が足りないときにはミーティングルームにも; 現状、オフィスに足りていない機能がないか洗い出し、そこをカバーできるような設計にすると良い
気分転換しやすいグッズの配置: フリードリンクやお菓子、リフレッシュ効果のあるグリーン、アイデアを生み出すような雑誌や書籍など; 凝った筋肉をほぐすマッサージや筋トレグッズ、社員同士のコミュニケーションが生まれやすいボードゲームなど; 業務から離れて、頭の中をスッキリさせやすいグッズを用意しておこう

また、オフィスの中にリフレッシュスペースを設置するための場所がない場合には、既存のオフィス家具をリラックス効果のあるものに変えるとがらりと社内の雰囲気を変えられます。ワークスペースにはどうしても堅いデザインのものが増えてしまいやすいので、リラックスできるデザインや機能を持ち合わせているオフィス家具を選ぶとリフレッシュ効果を生みやすいでしょう。

どうしてもリフレッシュスペースの設置が必要だと考えられる場合は、移転や改装も検討してみましょう。単純なリフレッシュスペースの新設以上のメリットが得られるかもしれません。その場合は、移転と改装のどちらがベストなのか、どのくらいの費用がかかるのかなどじっくり検討する必要があります。

リフレッシュスペースを作るときに気をつけるべきことは？

オフィスにリフレッシュスペースを作ろうと思ったら、まず以下のようなポイントに注意しましょう。

就労環境に関する法律をチェックしておく: 労働安全衛生法の「事務所衛生基準規則」で、就労環境に関する法律をチェック; 第4章「休養」では、休憩室を積極的に設備する努力が求められている; また、休憩室とは別に「休養室」という、病人や怪我人が横になって休める場所が設置義務となっている点にも注意
リフレッシュスペースの利用ルールは事前に考えておく: 従業員が快適にリフレッシュスペースを利用できるよう、ルールを事前に決めておく; リラックスチェアをなるべく多くの人が使えるよう、1人当たりの使用制限時間を設ける、コーヒーサーバーで最後の1杯を飲んだら、飲んだ人がコーヒー豆を補充する、など; 従業員にヒアリングしながら、ルールを作っていくのがおすすめ
使いにくい場所にしない: 物がたくさんあって落ち着かない、部屋へ行きにくいなど、使いにくい場所にしない; 魅力的な空間演出に困るときは、従業員のリクエストを集める; 会社の風潮として使いにくい空気にならないよう、企業側がリフレッシュスペースの利用を促していく